2026.09.3
DM（ダイレクトメール）誤発送を防ぐ対策で、個人情報が載ったＤＭも安心発送
DM発送で特に注意したいことは、誤発送を起こさないことです。宛名の違うDMが届いたり、他人の名前・住所などが載った印刷物が同封されていたりすれば、受け取った方は驚かれるのと同時に、DMを送った企業に不信感を抱かれるでしょう。
残念なことに、DMの誤発送は珍しくないようで、ネット検索すれば「ダイレクトメール誤送付に関するお詫び」などの記事が上がってきます。宛名の違うDMを受け取った経験をおもちの方もいるかもしれませんね。
ひとたびDMの誤発送が起これば、事実確認やお客様への謝罪などの対応に、余計な手間や時間、費用がかかってしまいます。DM発送ではコストやスケジュールに意識が向きがちですが、誤発送を防ぐ対策も考えておく必要があります。
そこで今回は、DMの誤発送を防ぐための様々な対策をお伝えします。DM発送を行う予定のある方はぜひお読みくださいね。
DM誤発送は、なぜ起こる？
DMの誤発送は、企業規模に関わらず起こりうるトラブルです。
よくあるケースは、間違った宛名のDMが届くことです。この原因の多くは、宛名データ作成時のちょっとした操作ミス。宛名と住所が不一致となり、宛名の違うＤＭが届いてしまいます。
さらに深刻なケースは、個人情報が載った書類の封入を間違えることです。氏名、生年月日、住所、電話番号などが記載された書類が、間違って配達されると、個人情報の漏えいになり、企業の信用失墜につながります。原因は、封筒の宛名と異なる名前の載った印刷物を封入するという単純なミスです。
人間はミスをする生き物で、ヒューマンエラーはゼロにできないと言われます。ですから、DMの誤発送を防ぐ対策を打っておくことは不可欠です。
DM発送を内製するとき、誤発送を防ぐポイント
社内でDM発送の作業をするとき、間違いを防ぐ策として次のことをおすすめします。
- きれいに片付いた場所で作業する
- 印刷物を折る・封入する・封緘するなど、工程ごとに作業する
（印刷物を折って封入封緘するまでを一気に進めると、ミスに気づきにくいため） - 宛名データ作成や封入時には、複数の人で複数回チェックする
記事『ダイレクトメール発送のプロが伝授。DMの封入・宛名貼りのコツと注意点』では、ミスを防ぐコツや注意点などを紹介していますので、参考にしてください。
とりわけ注意を要するのは、個人情報が載っている印刷物を封入するDMです。誤発送すると個人情報の漏えいになりますから、封筒の宛名と封入物の内容が一致しているか、複数の人で複数回しっかりチェックする必要があります。
ただし、複数の人のチェックには落とし穴も。責任があいまいになりやすいので、「私が見落としても、誰かが間違いに気づくだろう」という心理が働き、チェックが甘くなる可能性があります。責任をもって取り組んでもらえるよう、確認後に名前を記入することを決めておくといいでしょう。
DM誤発送を防ぐ、徹底した対策をとりたいとき
DM発送を内製するとき、間違いを防ぐ策として、複数の人で複数回チェックすることをお伝えしましたが、「業務が忙しく、しっかり確認する時間がない」「チェックする人員がいない」などの事情や「個人情報を載せた申込書を入れるので、社内のチェックでは不安」と思われることもあるでしょう。
このような方のために、有限会社サードパーティーでは照合封入サービスを提供しています。
機械による照合で、封筒の宛先と、封入する内容物が一致しているかを確認するため、DM誤発送のリスクを抑えることができます。封入封緘、発送まで一括して行いますので、社内の負担もかなり軽減できます。
なお、熟練スタッフの目視によるチェックも併せて行うため、複雑なDM案件にも対応可能です。
＜例えば、次のようなDM発送に役立ちます＞
- 「DMをチェックする人手がない」
- 「宛名や封入物を確認する時間がとれない」
- 「会員証を入れたDMを間違えることなく発送したい」
- 「送付先ごとに異なる個別クーポンとチラシを同封したい」
- 「宛名リストと、氏名・住所・会員番号などを照合してほしい」
- 「少ない部数だが、個人情報を入れたDMなので間違えられない」
機械による照合の仕組みなど詳細は、有限会社サードパーティー「照合封入サービス」をご覧ください。
宛先ごとに異なる内容を印刷できる、バリアブル印刷もお任せください
DM発送を内製する場合、宛名印字や封入封緘など細々した作業が必要なうえ、要所でのチェック作業も欠かせません。これらはお客様の本業ではありませんが、うっかりミスすれば、DMをお送りした方々の信頼を損ねることになりかねず、軽んじることもできない、大変やっかいな作業です。
このような作業負担からお客様を解放したいという想いから、有限会社サードパーティーでは、デザイン・印刷・発送までワンストップで対応しています。見積り時からDM発送まで専任担当者がサポートしますので、誤発送が起こりやすいDMや、間違えてはいけないDMも不安なく発送できます。
なお有限会社サードパーティーは、個人情報が記載された書類や会員証、個別クーポンなど、宛先ごとに異なる内容を印刷するときに適している、バリアブル印刷も提供しています。
ベースのデザインは共通で、名前や住所、会員番号、二次元コードなどを部分的に差し替えて印刷できます。個別データをもとに、表やグラフを作成できるため、試験の成績表、健康診断の報告書などの印刷も行えます。
バリアブル印刷では照合封入が必須ですから、併せて利用されると、社内の負担を軽減しながら、正確なDM発送を行うことができます。
照合封入サービスやDMに関するご質問・ご相談など気軽にお問い合わせください。
