2023.02.21
DM発送を業者に外注するポイントまとめ

DM発送を業者に外注するポイントまとめ

これまで社内で行っていたDM（ダイレクトメール）の発送。
いざ、社外の業者に依頼したい・外注して社内の負担を軽減したい、となったときに迷うのが「どういう基準でDM発送業者を選べばいいの？」ではないでしょうか。

この記事では、業者にDM発送を外注する際に、失敗しないために注意すべきポイントをまとめます。皆様のDM発送業者の選定に、お役に立てば幸いです。

※ちなみにDM発送を業者に依頼すると、どのくらい費用がかかるのか知りたい方はオンラインでできるDM発送の自動見積りツールを利用してみてくださいね！

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DM発送を業者に外注する際に気をつけたいポイント

業者を選定するポイントは大きく分けると以下の4点です。

・価格は妥当かどうか
・品質に問題はないか
・スケジュールなど希望の内容に対応してもらえるかどうか
・セキュリティや個人情報の取り扱いが問題ないか

ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

DM発送の価格は妥当かどうか

DM印刷のイメージ

DM発送代行業者には、それぞれ強みと弱みがあります。
例えば、「DMの発送は得意だけど、印刷は外注している」「ハガキDMの印刷・発送は完全機械化していて得意だけど、封入などの作業は対応できない」などです。

発送だけなら安いところでも印刷までお願いすると割高になったり、依頼する規模やスケジュールによっても前後する場合があります。
ではどうすればいいのでしょうか？

まずは1社だけでなく、複数社に見積りをしっかり取るようにしましょう。
またその際に、DM発送の詳しい内容を伝えて、正確な見積りをもらうように気をつけましょう。不明確な部分があると、業者によって認識がずれる可能性があります。

見積りの際に伝えたいポイント
・DMの発送部数
・発送希望日
・発送サイズ
・宛名リストはあるかどうか
・（封筒の場合）封入する枚数やサイズ
・発送物の印刷はするかどうか、する場合のサイズや内容

ダイレクトメール発送ONLINEでは、オンラインで自動見積りもできますので、お気軽にご利用してみてください。
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品質に問題はないか

大切なお客さまへの郵送物が、実は届いてなかったり、万一破損してしまったり、ということがあっては一大事ですよね。一方で対応の精度や丁寧さは、依頼してみないとなかなか判断することが難しいもの。

そのときに参考になるのが、「事例」や「お客さまの声」です。

たくさん事例が載っていたり、取引先のロゴやお客さまの手書きのメッセージが載っているところは、顧客としっかり信頼関係を作って長期的に取引をしている＝対応や品質がしっかりしていることが考えられます。

また意外に参考になるのが「Googleビジネス」の口コミです。
Webサイトと違って、企業側でコントロールが難しい分野になりますので、フィルターのかかっていない意見として参考にしてみるのもよいかもしれません。
※Googleマップで会社名や「DM発送」などで検索してみると口コミが確認できます。

ダイレクトメール発送ONLINEでは、DM発送代行をご利用いただいた100社様のアンケートも公開していますので、よろしければ参考にしてみてください。
100社のアンケート大公開！DM委託の満足度は？

スケジュールなど希望の内容に対応してもらえるかどうか

DMの問い合わせ対応

こればかりは実際に問い合わせしてみないとわからないのが正直なところです。
通常は大丈夫でも、繁忙期など依頼のタイミングや内容によっては難しいこともありえます。
ただし、Webサイトに明記されていることについては基本的に対応してもらえるでしょう。

例えばダイレクトメール発送ONLINEでは以下のような対応が可能です。

・最短翌営業日の発送
・法人宛名リストのご提供
・ノベルティなど商品の封入
・手書き文字によるDMの作成
・送り先お一人お一人に合わせたバリアブル印刷
・DMのデザイン制作
・届かなかったDMのリスト化

その他にも、DMに関するご質問やご希望があれば、最大限ご期待にお応えいたします。まずはお気軽にお問い合わせください。

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セキュリティや個人情報の取り扱いが問題ないか

意外と見落としがちなのが、セキュリティや個人情報に関しての視点です。

DM発送代行という仕組み上、多くの個人情報を取り扱うことになりますので、しっかりとした個人情報の管理体制やセキュリティを取り入れているところを選びましょう。

特に注意して見ていただきたいのは次のような点です。

1.プライバシーマークを取得しているかどうか

プライバシーマークは、財団法人日本情報処理開発協会（JIPDEC）が認定する制度です。日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者だけが認定を受けることができ、しかも1年毎の内部監査と2年毎の更新審査をしなければなりません。
まずこのプライバシーマークを取得していることはしっかり確認しましょう。

2.UTMやSSL暗号化通信を利用しているかどうか

UTM（統合脅威管理）とは、情報管理上の脅威となるウィルスやハッキングなどから、ネットワークを包括的に保護する管理システムです。また、SSL暗号化通信は、Webサイトの通信を暗号化することで情報の傍受や漏洩を防ぐ仕組みになります。このようなネットワークのセキュリティを導入していることをしっかり確認しましょう。