DM活用術

2022.08.9
エクセルで宛名リストを作成するときのポイントとは?

この記事では、弊社で宛名ラベルの印刷を依頼していただいた際にお伝えしていることを紹介しています。

「ダイレクトメールを送るのに必要な項目は?」「どんなふうに入力したらいい?」といったリスト作成時に気をつけるポイントをご紹介します!

個人で住所録や宛名リストを作るときにも役に立つ情報になっていますので是非ご覧ください!

ダイレクトメールを送るのに必要な項目は?

皆様がお手紙を誰かに送る時、封筒にどういった情報を書きますか?
郵便番号、住所、氏名…最低でもこの3つは書きますよね。
これはDMを送る時も同じです!

クロネコDM便、ゆうメール便、普通郵便いずれの場合でも

  • 郵便番号
  • 住所
  • 会社名 又は 氏名

最低でもこの3つが必要になります!
そして弊社ではこの3つに加えて、敬称を入れた4つを最低必須項目としています。

逆によくリストに含まれているけれど必要がない項目は 電話番号 と メールアドレス です。

クロネコDM便やゆうメール便、普通郵便には電話番号とメールアドレスは必要ありません。
一緒に併記したい場合を除いて、基本的には消しておいたほうが不必要な情報を印刷することを防げます。
特に弊社のような代行会社へ依頼するのであれば、不必要な個人情報を渡さずに済むというメリットもあります。

続いて、リストを作るときに気をつけるポイントを7つご紹介します。
尚、弊社でDM用のラベルを作る事を前提としての解説になりますが

①各項目を分けて入力する

「郵便番号と住所」が同じセルに入力されているリストを見かけます。

例)郵便番号と住所が同じセルに入っている

弊社では郵便番号に間違いがないか確認したり住所に不備が無いかチェックしていますが、上記のようになっていると、郵便番号の間違いなどのチェックが出来ません。

また、ラベルに印刷する際も各項目を改行したいところが、改行が出来ずに郵便番号の隣から住所が書き出されてしまいます。

他にも氏名と敬称が同じセルに入っていることがあります。これは全ての行が同じように入力されていれば、それほど問題にはなりません。
ですが同じセルに入っているものと、別々に分けている方が混在していると、敬称が抜けてしまったり、二重でついてしまうトラブルの原因になります。

例)氏名と敬称が同じセル+入力方法が揃っていない

▲全てが1~2行目の入力方法であれば対処はできますが…。

エクセルは離れたものをくっつけるのは一瞬ですが、くっついたものを離すのは一苦労です。
出来る限り項目に沿って入力し、記入方法を統一することでキレイなリスト・宛名ラベルを作ることが出来ます。

②敬称を正しく入力する

敬称を入力するとき、基本的には個人名がある場合は「様」、個人名がない場合は「御中」又は「様」を入力します。

けれど一つ一つ入力するのは手間ですよね…。
そんな時はExcelのフィルター機能を活用して、「氏名が空白のものだけ表示」すると比較的ラクに入力できます!

▼フィルターを使った場合(フィルター機能のON/OFFについては割愛)

 

他の方法として、敬称セルにIF関数を使う方法もあります。

▼IF関数を使った場合 =IF(氏名のセル=””,”御中”,”様”)

氏名のセルが空白(=””)だったら 御中 、そうでなければ という内容です。
フィルターで手入力するのと違って、氏名のセルの内容で判断するので氏名を消したときには自動で変わってくれます。

③1行につき1人(1社)で、省略せずに入力する

1人に1通のDMを送りたい場合には必ず1行ずつ入力してください。A社の佐藤さんと田中さんにそれぞれ送りたいのであれば、郵便番号や住所などの項目も省略せずに入力してください。

NG例 二人目が「〃」で表記されている

OK例 同じ住所・会社であっても漏れなく入力する

④氏名は間にスペースを入れる

氏名を入力する時は出来る限り「氏名」の間にスペースを入れましょう。

特に年賀状や挨拶状などの縦書きでのレイアウトを想定している場合は必ずスペースを入れておきましょう。
スペースが無いと氏名の1文字毎に均等に空白が開いて、あまりキレイなレイアウトではなくなってしまいます。

ちなみにスペースを入れておくと、筆まめなどの住所録機能のあるソフトウェアで読み込んだときに、自動で苗字と名前を判断してくれる可能性が上がります。
連名が増えたときにも綺麗にレイアウトできるので、今後繰り返し使うリストのときには入れることをおすすめします!

⑤連名は別のセルへ入力する

連名がある場合は氏名とは別のセルへ入力するようにしましょう。

氏名と続けて入力してしまうと、適切な位置で配置・改行が出来ません。
特に縦書きのレイアウトにした際に、代表の氏名の隣にきれいに配置できなくなってしまいます。

また、連名がある場合には代表者の苗字と名前の間にはスペースを入れて下さい。
その上で連名は「名前のみ」もしくは「苗字と名前」にし、苗字を入れる場合は代表者の名前と同じくスペースを入れます。

▼なお弊社のテンプレートでは、連名がある場合は氏と名でセルが分けられています。

⑥セル内改行を使わない

「住所が長くて見づらい…」といってセル内改行をしてしまうと、ラベル印刷をするソフトウェアによっては「住所の一部が印刷されていない!」というトラブルが発生してしまいます。

住所が長い又は改行したい位置がある場合等はセルを分けましょう
例えば弊社の宛名テンプレートでは住所1と住所2という形で分けています。

都道府県から番地までを住所1に入力、マンション名等を住所2に入力するといった形で分けることで、ラベルに印刷する際にも適切な位置で改行することが出来ます。

セル内改行さえしなければ、1つのセルに住所を全て入力してもラベルに印刷する上では問題は有りません。ただし改行位置がマンション名の途中になったり、番地の途中になることがあります。

⑦セルの結合を使わない

「セルの結合」は名簿データ等で紙に印刷することを前提として作られている場合などに使われていることが多いです。紙に印刷する時はまとまっていて見やすいですが、「宛名リスト」として使うとなると、結合を外してしまうので情報がバラバラになってしまいます。

 

▼「セルの結合」がされたデータの例

このようなデータをラベル用に加工するには、まずセルの結合を解除をします。

そうすると…

「セルの結合」を解除したデータの例

▲会社名だけ別の行になってしまいました。ラベル印字するには手作業で会社名を同じ行に移動する作業が必要になります。

まとめ

いかがでしょうか?
弊社だけでなく、他のDM代行業者様を使う場合でもこういった決まりが必ずと言っていいほどあります。
入力ルールがあることを知っておくだけでも、DM発送の依頼をする際にスムーズに進めることができるはずです。

なお、弊社では宛名テンプレートをご用意しております。弊社へDMをご依頼いただくときにはご使用ください。

以上、エクセルで宛名リストを作成するときのポイントでした。是非ご活用ください!

2022.05.24
「別納郵便物等差出票」の書き方

この記事では「別納郵便」を差し出すときに記入する「別納郵便物等差出票」の書き方について解説しています。

そもそも別納郵便物とは?

別納郵便物とは日本郵便が提供するサービスの一つです。
郵便物の指定位置に「別納郵便マーク」を表記することで、切手を貼らなくても窓口で現金等で支払うことが可能になります。「同じ料金帯の郵便物を10通以上を同時に差し出す」という条件はありますが、たくさんの郵便物に切手を貼る必要がなくなるので、とても便利なサービスです。


気になる方は別の記事で解説していますのでぜひそちらも御覧ください。
>> 切手を貼らずに出せる?料金別納郵便とは

別納郵便物等差出票とは?

「別納郵便差出票」とは、別納郵便物を差し出す際に書かなくてはならないもので、差出人の住所や氏名、郵便物の仕様や支払手段を記入する用紙になっています。

この用紙は郵便局窓口で「別納差出票ください」と伝えればもらうことが出来ます。
※社判が押されているのは、弊社で使っているものだからです。
実際もらうときはすべて空欄です。

別納郵便物等差出票の書き方

それでは実際に書いてみましょう!色々と記入枠がありますが、実際に書く欄は大きく分けて4箇所です。

①差出人様 住所・氏名 差出人の住所と氏名、電話番号を記入します。
基本的には郵便物に記載されている差出人を書きます。
郵便物が何らかの理由で届かない、トラブルが発生した場合などに返却先・連絡先として利用されます。
②発送代行業者様 住所・氏名 サードパーティーのようにお客様から依頼を受けて発送を代行する場合に記入します。
差出人本人が郵便物を差し出す際には記入しなくて大丈夫です。
③差出年月日 料金等お支払方法 差出し年月日は郵便局に持っていく日を記入します。
料金等お支払方法は窓口で郵便料金を何*で支払うかをチェックします。
*現金で支払い、切手で支払い ※広告郵便物や区分郵便物など切手では支払えないものもあります。
④郵便物の種類・サイズなど

1通あたりの料金などは日本郵便様のページを見ながら記入すると書きやすいです。

国内の料金表(手紙・はがき) – 日本郵便


④郵便物の種類・サイズについて

種類やサイズ1個の料金等など、細かくて混乱しがちです。

項目名 説明
郵便物等の種類 定形、定形外、ハガキ、往復はがき等のサイズを記入します。
特殊取扱等の種類 書留(簡易・一般)や速達など、特殊な取扱いをする場合に記入します。
重量・サイズ 郵便物の重さを記入します。
このとき正確な重さではなく区分で記入して下さい。
例)定形内サイズ1通13gの場合 = 25と記入
地帯 記入は不要です。
1通(個)の料金等 1通あたりの料金を記入します。
ハガキなら「63」定形内25g以内なら「84」となります。
差出数 差し出す郵便物の数を記入します。
合計金額 1通の料金×差出数を記入します。
差出数の合計と合計金額の合計をそれぞれ記入します

記入例

以下の条件で郵便物を出す場合の記入例です。
差出日:2022/4/1
支払方法:現金
長3封筒サイズ 15g の郵便物を15通
角2封筒サイズ 54g の郵便物を10通
※実際の差出票とは様式が違う場合があります

 

やりがちなミス

◆差出し票の書き間違い

住所を間違えてしまった」「通数が違っていた」等、書き間違いが発生した場合には訂正することが出来ます。

訂正する場合には間違った部分を二重線で消して、正しい内容を書いてください。
その上で「差出人様印又は署名」という枠内にフルネームで署名、もしくは印鑑を押します。
(印鑑の場合は2枚目にも押してくださいね!)

尚、書き間違いに窓口で気づく場合もあるので、差し出す際には印鑑を持って行くことをおすすめします。
窓口に持っていく前であれば新しい用紙に書き直すのも有りかもしれません。

 

◆重量やサイズが混ざっている、10通に満たない

「定形内25gと50gのものを混ぜて持っていった」とか「よくよく測ってみれば25gのものは9通しかなかった…。」

こういう事があると折角窓口に持っていっても、差出しを断られる可能性が出てきます。
事前にグラム数を測って、サイズ別に分けて通数を確認しておくことをおすすめします!

 

◆料金別納マークがない、違うマークだった

「印刷し忘れ」や「ラベルの貼り忘れ」が発生しても、少量であれば郵便局にスタンプがあるのでその場で押すことも可能です。
ただし数量が多い場合にはスタンプでは対応しきれない可能性が…! 必ず印刷前と差出前でチェックをしましょう!

「料金後納郵便」は別のサービスなので、別納郵便物の時は「料金別納郵便」と記載されているものを使いましょう!

最後に

いかがでしたか?一見難しそうに見える差出票ですが、実際に書く部分は意外と少ないですよね。
出そうとしている郵便物がどんなものか、しっかり把握しておけば誰でも簡単に書くことができます。

日頃10通以上の郵便物をまとめて出している方、自社DMを郵便で出す予定の方の参考になれば幸いです。

もし「たくさんの郵便を出したい」「広告郵便物を利用したい」などのご要望や「自分でする時間がない」などのお悩みがあれば是非サードパーティーへご相談ください!

2020.11.19
切手を貼らずに出せる?料金別納郵便とは

たくさんの挨拶状を出す事になったけど切手貼りってめんどう…。
そんな時は「料金別納郵便」が使えるかもしれません。

 

料金別納郵便って?

日本郵便のサービスの一つで、特定の条件を満たすことで切手を貼らずに郵便を送ることができます。

切手貼りの手間が省けるだけでなく、一括で支払いができ、差出日・通数・金額の入った領収書も発行されるので差出状況を残すことができるというメリットもあります!

いろんなメリットがある「別納郵便」ですが、どのような時に利用できるのでしょうか?

 

料金別納郵便を利用するには

料金別納郵便は事前の申し込みは必要ありません!
ですが、利用するにはいくつか条件があります。

条件① 同時に10通以上を差し出すこと

同時に10通以上の郵便物がないと利用できません。

条件② 同一料金であること

差し出す郵便物がすべて同じ料金である必要があります。

料金は規格と1通の重さで決まるので、例えば「定型内の25g以内を10通以上」、「定形外の100g以内を10通以上」であれば料金別納郵便を利用することができます。

条件③ 「料金別納郵便」の表示があること

あらかじめ定められた書式で「料金別納郵便」マークを印字しておく必要があります。
一見手間にも思えますが、封筒に宛名と一緒に印字するなど、効率アップにも繋がります。

表示方法の詳細は日本郵便のサイトをご確認ください。
料金別納 表示の方法-日本郵便

 

料金別納郵便の出し方は?

郵便局の窓口へ直接持ち込む

料金別納郵便は郵便局に直接持ち込みます。
窓口で料金別納郵便で出すことを伝え、「別納郵便差出表」を記入することで利用できます。

別納郵便差出表の書き方はこちらで解説しています!
>>>「別納郵便物等差出票」の書き方

支払いは現金か郵便切手

支払いには現金、もしくは郵便切手が使用できます。
差出日、通数、金額の入った領収書が発行されます。

 

最後に

料金別納郵便について、ご理解いただけましたか?
条件を満たすことができれば、大きなコスト削減にも繋がる料金別納郵便。
是非有効活用してみてください!

読んでもよく分からない 自分で印刷する時間がない
そんな方は当社にお任せください。
有限会社サードパーティーではダイレクトメールの発送代行だけでなく、挨拶状の発送代行もございます。

詳しくは下記Webサイトから!

2016.03.29
その作業は本当にあなたの会社の利益に直結していますか?トータルコストを今一度見直してみましょう。

ダイレクトメールを定期的に発行されている、
コンサルタント会社の社長さんからご相談を頂きました。

img

このお客様の会社では、DMの印刷作業、封入作業や宛名ラベルの貼り付けなど、
ほとんど全てを社内のスタッフで行っておられました。

そして、発送作業にかかるトータルコストや、
費用対効果をしっかりと分析されていました。

確かに、本来の業務とは違う単純な作業を頻繁に任されることで、
モチベーションが下がるというのは考えられます。

また、単純な作業に高い人件費を投入している、
というお話もよくお聞きします。

 

そこで、印刷や封入作業から、
発送までの作業を代行させて頂くご提案をしました。

その結果、そのコンサルタント会社の社長さんから、
「コストパフォーマンスがよくなり、少ない人数で大規模かつ、
効果的なマーケティングが出来るようになりました!」と、
うれしいお言葉をいただきました。

よく、ダイレクトメールやニュースレターを発行されている業種に、
コンサルタント会社や税理士さん・会計士さんなど士業の事務所が挙げられます。

これらの事務所で、コンサルタントや税理士の先生方が直接、
発送作業をされている場合がたくさんあります。

本来の業務に責任を持って取り組んでいる方々、
遣り甲斐を感じている方々には、その業務で力を充分に発揮し、
イキイキと輝いて欲しいと思っています。

そうする事が、スタッフにとっても、会社にとっても、
そしてお客様にとっても幸せなことではないでしょうか。

 

私たちは、DM発送に関する専門家です。

発送コストだけではなく、
DMの印刷から、封入・封緘、宛名のデータ入力や宛名ラベル貼りなど、
発送前の作業も含めたトータルコストを分析し、
コスト削減できるところをご提案させて頂きます。

今までにご依頼頂いたお客様からは、
「小回りの効く会社」、
「きめ細かく対応してくれる会社」、
「イレギュラーな依頼が多いにも関わらず、
毎回迅速・丁寧にご対応して頂けるので安心」
などと評価を頂いております。

私たちの品質が、発送をご依頼されるお客様の品質になります。

そのことを意識し、正確でスピーディなDM発送代行サービスをご提供いたします。

2016.03.29
いつでもあなたのお店(会社)を一番に思い出してもらうために・・・ニュースレターはお客様と月に一度必ずコンタクトを取ってくれる最も優秀なスタッフ

最近、ニュースレターの発送代行のご依頼を多く頂くようになりました。

実は、私自身もニュースレターを始めようと考えておりました。
そこで、ニュースレターを出すことは、どんなメリットがあるのか、
逆に大変な部分はどんなことがあるのかを調べてみました。

まず、ニュースレターを出したいけど実行できない理由には、
以下のようなものがありました。

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また、発行している人の悩みには以下のようなものがありました。

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なるほど・・・私も思い当たる点がありました。
そこで、ニュースレターを出すことのメリットや
継続するための方法などについても調べてみました。


ニュースレター発行のメリット

ニュースレターを発行するメリットで分かりやすいのが、
お客様と実際にはお会いしていなくても、
定期的な接触が可能になる
ということでした。

忘れられることを防ぐとともに、
お客様にとって有益な内容や自社の取り組みなどを知っていただくことで、
信用度や親近感などが高まってくること
が考えられます。

どんな内容をお送りするのか、その精度にもよりますが、
ニュースレターについての知識を得て、日々の営業活動で正しく活用することで、
以下のような効果が期待できるとありました。

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例えば、セールやキャンペーンを開催しようと考えたとき、
ニュースレターにその案内を入れて送付するとします。

今まで、商品の特長や使い方、その他アドバイス、また会社での取り組みや、
スタッフの人柄が伝わるような色々な情報を送付していれば、
この会社からの案内であれば、参加してみようかなという
行動を起しやすいのではないでしょうか。

これが、全く知らない会社から突然送られてきた案内だとしたら、
なんだか不安に感じたり、なんでこんな案内が届くのだろう?と
不信感や不快感を持ったりする人もおられるかもしれません。
そのままゴミ箱行きになんてことも・・。


次の課題は、どんな構成でニュースレターを作成し、
継続していくのか?ということです。

効果的なニュースレターを作るにあたっては、
「読んでくれるのは誰なのか?」
「その方々は、どんな内容を送付すれば喜んでくれるのか?」
ということを考えることが大切だと思います。

ニュースレターを作る方法は3つ考えられます。

img02


私は、まずは自分で作ってみようと考えています。
そして、やるからには長く続けたいと思います。
そこで、不安になるのが、ネタ切れにならないかということです。

そうならないために、送付する方々に
喜んでいただける情報をたくさん集めることが必要だと思います。

その都度、今回は何しよう?と一人で考えると行き詰まりそうなので、
時間をとって、お客様にどんな情報を提供したら喜んでもらえるのかを
スタッフと一緒に考え、どんどんリストアップすることから始めようと思います。

ニュースレターを発行するための流れ

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ニュースレターを発行する流れの中の、印刷から先の部分は、
量が多くなればなるほど、社内でやるよりも外注した方がメリットがあります。
>>詳しくはこちらをご覧下さい


サードパーティーではニュースレターの印刷から発送までの作業を代行いたします。
お得なニュースレター発送パックをご用意していますので、
時間と労力とお金の面でお困りの方は、ご相談ください。

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