2022.11.8
郵便ダイレクトメールの2つの送り方
挨拶状やイベント案内、新商品の告知などなど、会社で郵便のダイレクトメール（DM）を送るケースはいろいろありますよね。
実は郵便ダイレクトメールの送り方には「自社で対応する」という方法の他に、「発送代行会社に外部委託する」という選択肢もあります。
予算がないから無理？忙しくて頼んでいる暇がない？
実はそういう方にこそ、発送代行会社が向いている可能性があるんですよ。
今日はそれぞれのメリット・デメリットを正確に知って、自社にあった適切な送り方を検討してみてもらえると嬉しいです。
自社で対応する場合の郵送ダイレクトメールの送り方
まずは、自社で郵送ダイレクトメールを送る場合の代表的な流れをまとめてみましょう。
1.企画考案・スケジュール策定・予算管理
最初にやるべきことは、ダイレクトメールの文面や内容と、スケジュール、そして予算を検討することです。
まず内容については、何を目的に、手にとった方にどのようなアクションを取ってもらいたいのか、受け手の気持ちを考えることが大切になります。
ひとくちにダイレクトメールと言っても、挨拶状・イベント案内・新商品の告知etcといった種別から、対個人なのか対企業なのかでも、内容やデザインが大きく変わりますので注意しましょう。
Googleで、送りたいダイレクトメールの名称で検索してみるといろいろと参考の画像が見られますよ。
スケジュールについては、しっかり逆算して考える必要があります。
発送方法によっては、発送から実際に相手に届くまでに日数がかかるものもあります。
いつまでに届ける必要があるのか、そのためにはいつまでにデザインし、印刷し、宛名を貼る必要があるのかを考えてみましょう。
またこの時点で、デザインや印刷に関わる費用、封筒や宛名ラベルが何部いるのかを確認し、購入が必要なものについては早めに手配しておくことをおすすめします。
後で必要になると、予定していた期日に間に合わないという事態になりかねないため、事前にしっかりシミュレーションをしておきましょう。
2.デザイン
2つ目は内容に合わせて、印刷物のデザインを作ることです。
これも内容により大きく変わります。簡単な挨拶状であれば、社内のソフトでも作成できるでしょうし、逆にチラシやパンフレットなどはデザイン会社に依頼する必要があるでしょう。
デザイン会社に依頼すれば、多くは印刷会社への入稿作業まで代行してくれることが多いので社内でやる手間は少なくなります。
目的や内容に合わせて検討してみましょう。
社内で印刷する場合の注意点として、用紙やインクトナー切れが挙げられます。事前に足りるかどうか確認しましょう。
3.宛名ラベルの作成
デザイン作業と並行して行っておきたいのが宛先リストの作成と、宛名ラベルの印刷です。
宛先リストについては、EXCELにまとめるのが一般的です。特に重複や間違いがないように、複数人で丁寧にチェックをすることが大切です。くれぐれも一人に任せないようにしましょう。
リストの作成が完了したら、宛名ラベルを印刷しておきます。宛名ラベル自体は多くの複合機で対応していますので、専用のラベル紙を購入するれば社内でも簡単に印刷できます。
4.宛名ラベルの貼付け・封⼊・封緘・区分仕分け・梱包など
印刷物と宛名ラベルが揃ったら、いよいよ発送物の形にまとめる仕上げの作業に入ります。
まずは封筒に宛名ラベルを貼り、その中に印刷物を封入、中身に問題なければ封緘します。
大量のダイレクトメールがあるようなら、区分ごとに分けたり、ダンボールにまとめる梱包作業も行います。
郵送数が多い場合は、意外としっかりした広いスペースがないと作業効率が落ちますので、予め作業をする場所を確保しておきましょう。
5.郵便局への持ち込み
郵便局では集荷作業を行ってもらえませんので、基本的には持ち込みになります。
ここで郵送料金を支払って、ようやくダイレクトメールの発送が完了となります。
いかがでしたか？意外と考えることややらなければいけないことがあって大変ですよね。
社内で対応する場合には、どれだけ事前にシミュレーションできるかがポイントになります。
目的・必要なもの・人員・スケジュールをしっかり把握するようにしましょう。
発送代行会社に委託する送り方とは？
発送代行会社というのは、郵便ダイレクトメールの印刷から、封入、宛名貼り、そして発送までを請け負う会社のことです。
場合によっては印刷物のデザインも対応している会社もあります。
もちろん、どのようなダイレクトメールを送りたいのか、誰に送る必要があるのかといった事項は社内で検討・対応する必要はありますが、それを実際に形にして発送まで送ってくれるのが発送代行会社です。
印刷や封入といった発送作業は、特別な専門知識が必要なわけではありませんから、特に中小企業では総務や経理などの事務部門の仕事となっていることも少なくなりません。
外部委託によりコストが発生することを嫌う経営者も多いでしょう。
しかし、社内でやる場合にも実は膨大な費用が発生していることをご存知でしょうか。
具体的には以下のような目に見えないコストが発生しています。
・適切な発送方法を調べたり考えたりする時間
・印刷物を印刷する時間
・印刷物を折って封入作業をする時間
・宛名ラベルを貼る時間
・郵便局へ持ち込む時間
・作業スペースやDMの保管場所などの場所代
専門的な知識と熟練した作業員が行う発送代行会社に比べ、本来やるべき業務を行いながら社内でこれだけのコストが発生するとしたら、外部委託の方が安上がり…というケースは決して少なくないのです。
発送代行作業は、本業の仕事がある人間にとっては面倒くさい作業であり、生産的な仕事とは言えません。
外部委託をすることで、本来社員がやるべき仕事に専念できることが最大のメリットになります。
「自社対応」「外部委託」2つの発送方法の比較
| 自社対応 | 外部委託 | |
| 企画考案 | ◎ | △ 会社によっては専門家として相談に乗ってくれるところもあり。 |
| スケジュール管理 | ◯ 予期せぬ事態が発生しても、残業や休日出勤などで対応できるのはメリット。 |
◎ いつまでに何が必要かサポートしてくれるので、社内で管理する必要が少ない。その分締切必須で対応は大変になる。 |
| 費用 | ◯ 人件費や場所代も含めれば相応のコストが発生する。 |
◯ 費用はかかるが、事前に明確な費用を出してくれるので安心。割安な発送方法を提案してくれる場合も多い。 |
| デザイン | △ デザイン会社や専門スタッフがいない限りは、外部委託した方が安心 |
◎ プロとして的確なデザインを提供してくれる |
比べてみると、それぞれメリット・デメリットがありますので、一概にどちらがよいかは言えません。
ただ発送数が多くなればなるほど社内の負担は大きくなりますし、外注することのメリットが上回ってくるのが一般的です。
会社の規模や内容にもよりますが、概ね1,000通を超えるような作業は社内で対応することは非常に困難になってきますので、そういう場合には発送代行会社も検討してみましょう。
ダイレクトメール発送ONLINEの発送方法
社内で手配するのが難しい、どのように対応したらよいかわからない、という場合には、私たちまでお気軽にご相談ください。
ダイレクトメール発送ONLINEでは、企画考案のご相談からデザイン制作まで対応しており、お客様に最適なDM発送サービスをご提案させていただきます。
もちろん、宛名貼りから発送作業だけ、といったご依頼も可能です。
またプライバシーマークを取得しており、セキュリティが不安な方にも安心してご利用いただけます。
