2023.05.16
年賀状の発送代行をご依頼いただいたお客様のリアル体験記

企業様による年賀状は、発送数も多く、自社ですべて対応されるのは大きな手間がかかるもの。今回は年賀状の発送代行をはじめてご依頼いただいたお客様の体験記をご紹介します。
はじめて年賀状をご依頼いただく方の参考になれば幸いです。

年賀状発送代行の体験記を書いていただいた客様

業種	Web制作会社
地域	大阪

年賀状発送代行を依頼されたきっかけ

弊社は社員10名ほどの小さな会社ですが、毎年取引先様に200通以上の年賀状を発送しております。また一部の取引先様には新年のカレンダーも同封してお送りしていました。

これまでは、担当者が印刷会社のテンプレートを選んで印刷データを作成、印刷物を会社まで郵送してもらい、それに自社で印刷した宛名ラベルを貼って郵送していました。

年賀状だけのお客様はそのまま郵送できるのですが、カレンダーを送るお客様には、宛名ラベルを年賀状ではなく封筒に貼り、封筒に送り状・年賀状・カレンダーを封入するという作業が発生していました。

小さい会社だけに、これだけでも毎年大きな業務負荷になっていたのですが、特に宛名ラベルの印刷が問題でした。会社の複合機では、うまく印刷できず見切れてしまったり、ずれてしまったり、ということが発生し、印刷をしなおすことも多く、毎年年末は大変な状況でした。

このような問題を解決するため、DM発送代行サービスを利用させていただくことになりました。

DM発送代行会社を探してから依頼するまで

年賀状の発送代行を依頼することが社内で決まったのが、12月上旬とかなりギリギリのスケジュールでしたので、急いでDM発送代行会社様を探しました。

いくつかの会社様の中で、特にレスポンスが早かったのがサードパーティー様で、正確な希望納期や、ハガキの種類、郵便番号枠があるか、切手はどうするかなど、こちらの情報不足なことも丁寧に聞いていただき、対応に安心できましたのでご依頼させていただくことになりました。

宛名リストの作成と年賀状などの印刷物の納入

宛名リストは、サードパーティー様にExcel形式のフォーマットをご提供いただき、そこにデータを整理していれる形式でしたので、過去のデータを利用して比較的スムーズに準備することができました。

印刷物やカレンダーも、印刷会社から直接サードパーティー様の事務所への郵送でOKとのことで、こちらでは印刷会社に依頼して印刷と、送り先をサードパーティー様に指定するだけですみました。

「12/25までの投函の最終期日は、宛名リストを16日迄、資材納入日を20日迄」というスケジュールをいただいていたにも関わらず、資材（印刷物）の対応が送れて結局22日の到着になってしまったのですが、このときにも快くご対応いただきました。（その節はご迷惑をおかけいたしました）

細かい話ですが、返送用に印刷会社から20部だけ年賀状を弊社に送ってもらう予定だったのですが、それができず一箇所にしか送れませんでしたので、一旦サードパーティー様にお送りしたあとに、弊社まで返送いただくということについても、丁寧にご対応いただき大変助かりました。

宛名の印刷や発送作業について

年賀状への宛名の印刷は、今までやっていたラベル印刷→貼付けという方法ではなく、年賀状に直接印字いただくことになりました。このときどういう見た目になるかわからず不安だったのですが、サードパーティー様から事前に連名まで含めた印刷イメージサンプルをPDFでいただき、フォントや配置の微調整もいただけたのがよかったです。

もとから年賀状には宛名面にもデザインが施されていましたので、そのイメージにあうフォントや配置に微調整いただき、満足のいく形でお客様にお送りすることができました。

また年賀状への切手の貼付けや、カレンダーや送り状の封入など、社内ですると神経を使いとても手間がかかることについても、プロの方にお任せできたので安心できました。価格もとてもリーズナブルでしたので、この点は嬉しい誤算でした。