2023.12.4
ダイレクトメール発送のプロが伝授。DMの封入・宛名貼りのコツと注意点
ダイレクトメール（DM）発送で最も避けたいのは、ミスしたDMを送ってしまうことです。ミスを防ぐために、DM発送代行業者は様々なことに注意して作業しており、自社でDMの封入や宛名ラベルを貼る作業をするときの参考になるでしょう。そこで今回は、ダイレクトメール発送ONLINEが発送作業で行っている、ミスを防ぐためのコツや注意点などを紹介します。
※DM発送代行の料金を知りたい方は、DM料金表・費用見積りをご利用ください。
封入・封緘作業でミスを防ぐコツ
封入物を折る作業から封入、封緘までを一気に進めると、ミスに気づきにくくなるので、印刷物を折る、封入、封緘と、工程ごとに作業をします。
また、ミス防止と効率を上げるためには、作業スペースに余計な物を置かず、作業しやすい広さを確保することも大切です。
① 封入物を折る
封筒に入るサイズに、きれいに折ります。折り方は事前に決めておきます。
② 封入する
封筒の中に、チラシや挨拶状等の印刷物やサンプルなどを入れる作業です。封入物が複数あるときは、入れる順番をそろえます。
[ミス防止のコツ]
封筒と封入物を同じ数だけ用意して作業します。どちらかが余れば、間違って封入したことがわかります。
③ 封緘する
ノリやテープで封筒を閉じる作業です。
[ミス防止のコツ]
封緘する前に、1部ずつ（発送数が多いときは5部などまとめて）重さを量ります。
間違えて入れていると、重さが違い、封入のミスに気づけます。
宛名ラベルの出力・貼る作業の注意点
宛名ラベルには個人情報が含まれていることに配慮して作業します。
①宛名リストの作成
宛名の名前と住所の間違いは、送付したお客様に失礼になります。名簿などから宛名リストを入力したときは、間違いがないかしっかりチェック。入力した人だけでなく、複数の方でチェックすることをおすすめします。
宛名リストの作成については、下記の記事も参考にしてください。
「DM発送に使う宛名リストとは？作成方法と、情報の取得元について解説」
「エクセルで宛名リストを作成するときのポイント」
②宛名ラベルの印刷
宛名ラベルの印字ミスで捨てるときは、ハサミなどで細かく裁断するなど、機密文書と同じように扱いましょう。
③宛名ラベルを封筒に貼る
宛名ラベルと封筒は同数用意して作業します。一方が残れば、宛名ラベルの貼り忘れや二重に貼っているなどのミスに気づくことができます。
発送作業は自社か外注、どちらを選ぶべき？
発送作業を自社で行うか、DM発送代行業者に依頼するか、見極めるポイントとして、両方のメリット・デメリットを紹介します。
＜自社で発送作業する主なメリット・デメリット＞
メリット
・DM費用が安くなる
・変更が多くても対応しやすい
デメリット
・ミスのリスクが大きい
・人手が必要（人件費がかかる）
＜発送作業を外注する主なメリット・デメリット＞
メリット
・正確できれいなDMを発送できる
・人手がかからない（人件費が不要）
デメリット
・DM費用が高くなる
・変更が多いと連絡が大変
ＤＭ発送作業にミスは許されませんから、細心の注意を払って、封入・封緘、宛名ラベルを貼る必要があります。たとえ100部以下と少ない部数でも、慣れないと作業に時間がかかり、担当する方の負担も大きいはず。DM発送代行業者に依頼した方が安上がりというケースは少なくありません。なお、1,000部以上のDMを慣れない人が作業することは困難ですから、こういう場合も外注への依頼を検討しましょう。
業者に依頼する場合、どんな会社を選べばいいのかという問題が出てきます。価格、作業の範囲や品質など、どこをチェックして依頼先を選定するかに関しては、記事「DM発送を業者に外注するポイントまとめ」を参考にしてください。
DM発送のプロはどんな風に作業をしている？
ダイレクトメール発送ONLINEでは、正確できれいなDMを発送するために、複雑な作業は人の手で行い、チェックを厳重にするなど、工程ひとつひとつに様々な配慮を行っています。実際にどのように作業しているのか、封入・発送を依頼された場合の流れを簡単に紹介します。
＜「DM発送代行」サービスの作業の流れ＞
①DM資材（封入物）・宛名ラベルの受け取り
封入する内容物一式と、封入サンプル（内容物一式を封入した状態のもの）１部を送っていただいた後、メールや電話で作業内容を確認。間違いがなければ作業を開始します。
②DM資材（封入物）・宛名ラベルのチェック
預かった資材（封入物）の数は足りているか、不良品はないかを確認。宛名ラベルは印字不良や件数をチェックします。
③封入作業
折り加工も行います。A4 チラシとA3 二つ折りリーフレットの同封など、様々なサイズの封入に対応します。
④封緘作業
透明封筒、紙封筒のどちらにも対応します。
⑤宛名ラベルの貼り付け
お客様から送っていただいた宛名ラベルシールを貼り付けます。
⑥発送・納品
送料を考慮し、最適な発送方法を提案します。郵便番号ごとに仕分けするなど、送料割引に必要な作業を行い、運送会社に納品、または郵便局に持ち込みます。
⑦報告
出荷票で件数と出荷日をメールでお知らせします。住所不明などの不着DMは返送しますが、ご希望により郵便で送り直すことも可能です（別途料金）。
●「DM発送代行」サービスには下記の作業も含まれています。
折り作業：三つ折り、二つ折り、十字折り、観音折りなど様々な折り加工
挟み込み：A3二つ折りにA4を挟むなどの作業
宛名照合：宛名ラベルと中身を照合しながら封入する
複数パターンの封入：送り先Aにチラシ3枚、送り先Bにチラシ4枚など、複数パターンに対応
費用など詳細は「DM発送代行」ページをご覧ください。
「DM印刷＋発送代行」サービスでは、封入物の印刷や宛名ラベル印字も行います。宛名リストとデザインのデータを送るだけですから、作業負担がかなり軽減されます。
ダイレクトメール発送ONLINEでは、企画・デザインから印刷・発送まで一括対応しています。ＤＭに関するご相談・ご要望などございましたら気軽にお問い合わせください。
