2023.02.8
ゆうメール便で「信書」と判定される条件とは？
最近、ゆうメールを送る際の「信書」の判定条件が厳しくなってきているようです。
今回は「信書とは何か？」といった事や、弊社で実際に「信書」と判定された内容を紹介したいと思います。
※郵便局によって回答が違う場合がございます。ここに書かれていることはあくまで一例ですので、実際にゆうメール便を利用する際には差出郵便局にご確認ください。
そもそも「信書」って何？
総務省の「信書に該当する文書に関する指針」にはこうかかれています。
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」
信書に該当する文書に関する指針／総務省
具体的には下記が該当します。
- 請求書の類（納品書、領収書、申込書、承諾書等）
- 会議招集通知の類（結婚式の招待状、業務を報告する文書等）
- 許可証の類（免許書、認定書、表彰状等）
- 証明書の類（印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本等）
- ダイレクトメール（文書自体に受取人が記載されている文書、商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差出す趣旨が明らかな文言が記載されている文章）
要するに「特定の人に見てほしい」「この人から返信が欲しい」という内容だと信書に該当する、ということですね。
なぜ信書は送ることが出来ない？
ゆうメール便などの安価で郵便物を送るサービスはあくまで「不特定多数へ向けた広告」を送ることが目的なので、「信書」を送ることは出来ません。
また信書は確実に相手に届けたい郵便物であることがほとんどです。DMを送るサービスには配達保証も少なく、また原則ポスト投函ですので「本当に本人が受け取ったのか？」といった証明が出来ません。
確実に相手に届けたい、本人に受け取って欲しい郵便物は通常の定形内・定形外郵便で送り、併せて配達記録になるオプションサービスの利用も考えるべきと言えます。
信書を送ることができるサービスはある？
基本的には日本郵便が提供している
- 通常の手紙（定形内・定形外郵便）・ハガキ
- レターパックライト・レターパックプラス
- スマートレター
以上が信書の送れるサービスになります。
信書になる具体的な内容は？
ではどういった内容だと信書になるのでしょうか？弊社で実際にあった例とその対応策(一部のみ)を紹介します。冒頭にも書きましたが、郵便局によって判断が変わる場合や送付物によっては問題ない場合もあります。あくまで一例・参考としてご覧ください。
信書になりやすいパターン
例1.受取人を指定している
添え状に「〇〇をご利用の皆様」、「〇〇のご担当者様」、「経営者の方々へ」といった文言が入っていると「〇〇を利用している人」や「経営者」と特定していることになり、信書に該当することが多いです。
対応策
「〇〇をご利用の皆様」「〇〇のご担当者様」「経営者の方々へ」→「各位」
例2.参加者が限定されている（セミナー等）
例えば「医療従事者限定セミナー」等、参加者が限定されている文言があると信書に該当することが多いです。
他にも文書左上に「各位」といった受取対象を入れることがありますが、特定の機関名(医療機関名等)を入れてしまうと受取人を限定していることになります。
対応策
「医療機関名」→「機関名」
例3.文面に特定の商品やサービス名等が入っている
これも例1の受取人を指定している場合と同様ですが、本文内に「現在〇〇をご利用いただいているお客様」といった文章が入っていると「〇〇を利用している人」＝特定の受取人となって信書と判断されます。
他にも「メールでもお伝えした通り」という文面が入っていた際に「メールのやりとりがある方を想定」＝受取人を指定しているとして信書になったこともあります。
対応策
「〇〇をご利用いただき」→「〇〇をご愛顧いただき」
「メール」→「お知らせ」
例4.送付状・案内状が「書状」になっている
チラシやカタログの送付をする際に送付状や案内状などをつけることがあると思います。この送付状・案内状が「書状」として判断された場合には信書になります。
「書状」とは「考えや用件などの意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことです。
総務省の指針には「差出人から特定の受取人にその内容を伝えるために送付する場合は信書に該当する」とあります。
信書にならないパターン
例1.添え状・送り状として判断できる場合
信書になるパターンの例4で出た「送付状・案内状」ですが、内容があくまで「○年度のカタログが完成したのでお送りします」といった必要最低限の情報であれば「添え状・送り状」と判断され送ることが可能です。
総務省の指針には、以下のように書かれています。
「添え状」とは、送付される貨物の目録や性質、使用方法等を説明する文書及び当該貨物の送付と密接に関連した次に掲げる簡単な通信文で当該貨物に従として添えられるもののこと。
ア 貨物の送付に関して添えられるその処理に関する簡単な通信文
イ 貨物の送付目的を示す簡単な通信文
ウ 貨物の授受又は代金に関する簡単な通信文
エ 貨物の送付に関して添えられるあいさつのための簡単な通信文
オ その他貨物に従として添えられる簡単な通信文であって、上記アからエまでに掲げる事項に類するもの
「送り状」とは、貨物を送付したことを通知する案内書のことであり、具体的には、送付される貨物の種類、重量、容積、荷造りの種類、個数、記号、代価、受取人並びに差出人の住所及び氏名等当該貨物の送付に関する事項が必要に応じて記載されたもののこと
例2.封入物の内容が誰でも見られる場合
持ち帰り可能なチラシ・パンフレットやネット上で公開されている情報など、誰でも見られるものは信書に該当しないことが多いです。
また、「不特定多数向け」に「会員になるとこんな情報が見られます！」という場合なら問題ないかと思いますが、「会員向け」に「情報を公開しました！」とした場合は「特定の受取人(＝会員)」に「事実(=情報公開をした)を通知する」文書になるため、「信書」に該当するでしょう。
例3.宛名台紙
宛名ラベルの代わりに、添え状等に送り先の住所・氏名を印刷して透明封筒に封入する場合は、添え状の文章やその他の封入物自体に問題がなければ信書には該当しません。
さいごに
ここまで「信書」に関する事例を紹介してきましたがいかがでしょうか？
「特定の受取人に事実を通知していると信書」とこれだけだと簡単に思えてきますが、実際に判断するのは難しいですよね。実際に差し出して「これは信書です」なんて言われてしまうと大変です…。
印刷前に一度、差出郵便局にお問い合わせいただくことをおすすめします！
なお弊社では事前にお客様から印刷データを見せていただき、郵便局へ確認を取っております。DM発送をお考えの方はぜひ一度ご相談ください！
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以上、ゆうメール便で「信書」と判定される条件でした。
DM発送をお考えの方のご参考になれば幸いです。
