2023.03.19
DM（ダイレクトメール）発送代行とは？メリット・デメリットや業者選びのポイントを解説
マーケティング手法としてのDM（ダイレクトメール）発送は、会社が顧客と直接コミュニケーションをとるための販促手段として古くから一般的に使われてきました。
しかし、DM発送は費用や手間がかかるため、今日では多くの企業が代行業者を利用しています。
この記事では、DM発送代行の概要や委託のポイントを、プロの目線から詳しくお伝えしていきます。DM発送代行をご検討中の方の参考になれば幸いです。
※ちなみにDMが何かを知りたい方は「DM（ダイレクトメール）とは？」をご覧ください。
DM発送代行とは？
DM発送代行とは、企業が直接顧客へDM（ダイレクトメール）を送信するのではなく、代行業者に委託してDMの発送業務を行ってもらうサービスです。
代行業者は、企業から提供された顧客情報をもとに、DMの印刷や封入、宛名印刷、発送の手配までの一連の業務を代行します。代行業者によっては、DMのデザインや文面の作成、DMの効果測定まで行ってくれる場合もあります。
具体的には、以下のようなサービスが提供されます。
1. DMの印刷：企業が提供したデータをもとに、DMの印刷を行います。印刷には、オフセット印刷やデジタル印刷などの方法があります。
2. DMの封入：印刷物を封筒に封入します。封入には、機械封入や手作業による封入などの方法があります。
3. 宛名印刷：企業が提供した顧客情報をもとに、DMの宛名印刷を行います。宛名印刷には、ラベル印刷や印刷物への直接印刷などの方法があります。
4. DMの発送手配：DMの発送に必要な郵便料金の手配や、メール便や郵便局への発送手続きを代行します。
DM発送代行を利用することで、企業は、DMの発送にかかる手間や時間、コストを削減することができ、効率的なマーケティング活動を行うことができるのです。
DM発送代行のメリット
DM発送代行には、先にあげたように様々なメリットがありますが、ここでは4つの観点からより詳しく見てみましょう。
コスト削減
DM発送は、印刷費や封入費、郵送代など、多くのコストがかかる販促手段の一つです。特に、発送数が多い場合には、かなりの費用がかかるため、多くの企業がコスト削減を求めて代行業者を利用しています。（仮に代行業者に依頼しなかったとしても、社内で多くの作業が必要になるため、人手＝コストが発生してしまいます）
代行業者は、大量発送に適した機材を持っているため、大量のDMを低コストで発送することができます。また、複数の企業から依頼を受けるため、一社あたりの発送数が少なくても、効率的に運用できます。これにより、企業はDM発送にかかるコストを削減することができます。
効果的なターゲティング
DM発送は、企業が顧客と直接コミュニケーションをとるための販促手段の一つですが、顧客によっては興味がない商品やサービスのDMを受け取ることもあります。このような場合、企業がかけた費用や手間が無駄になってしまいます。
代行業者は、企業がターゲットに設定した顧客層に合わせてDMを発送することができます。たとえば、「東京都」の「製造業」で年商「10億円以上」の法人にDMを送ることができます。これにより、企業がかけた費用や手間が無駄にならず、効果的なターゲティングが実現できます。
顧客ロイヤルティ向上
DM発送は、顧客との直接的なコミュニケーションをとることができるため、顧客ロイヤルティ向上にも効果があります。代行業者は、企業がターゲットに設定した顧客層に合わせて、DMを定期的に発送することができます。たとえば、定期的に商品やサービスを紹介するDMを送ることで、顧客が企業の存在を忘れず、商品やサービスに対する興味を持ち続けることができます。
また、代行業者は、顧客とのコミュニケーションを円滑に行うためのサポートも提供しています。たとえば、顧客からの問い合わせに迅速に対応したり、商品やサービスに関する情報を提供したりすることができます。これにより、顧客との信頼関係を築くことができ、顧客ロイヤルティの向上につながります。
効率的なキャンペーン管理
DM発送は、キャンペーンの一環として実施されることが多いため、多くの企業がDM発送代行業者を利用しています。代行業者は、企業が設定したキャンペーンの期間やターゲットに合わせて、DMを発送することができます。また、発送後のデータ分析やレポート作成などの業務も代行してくれるため、企業はキャンペーン管理にかかる手間を削減することができます。
メリットまとめ
DM発送代行業者を利用することによって、コスト削減、効果的なターゲティング、顧客ロイヤルティの向上、効率的なキャンペーン管理など、多くのメリットを得ることができます。企業がDM発送を効果的に運用するためには、代行業者との適切な契約やコミュニケーションが必要です。しかし、代行業者を上手に活用することで、企業の販促活動の効果を最大化することができます。
また、DM発送代行業者を利用することで、業務の効率化にもつながります。代行業者は、専門のスタッフや設備を持っており、高品質かつ迅速なDM発送を実現することができます。また、企業がDM発送に費やす時間や人的リソースを節約することができるため、他の業務に集中することができます。
さらに、DM発送代行業者は、高度なデータ分析技術を持っていることが多く、企業がDM発送の結果を詳細に分析することができます。代行業者は、発送後の反応や反響を分析し、効果的なキャンペーンの設計や改善につなげることができます。また、データを基にしたマーケティング戦略の立案や、新たなターゲットの発掘など、企業のビジネス戦略に貢献することができます。
デメリットと注意点
反対にDM発送代行のデメリットにはどのようなものがあるでしょうか？
コスト面での負担
発送部数が少ない場合には、DM発送代行を利用することでかえってコストがかかる可能性があります。特に100通以下の場合には、事前に見積りをとって自社でやる場合と比べてコスト面での負担が増加しないかどうか注意が必要です。
まずはオンライン自動見積りでどのくらい費用がかかるか確認してみましょう。
リストの品質による影響
DM発送代行では、顧客リストを外部から購入することがあります。しかし、リストの品質が悪い場合、不適切な顧客にDMが送られてしまうことがあります。そのため、リストの購入先を選定することが重要です。また、社内でリストを準備する場合でも、情報が古いと宛先不明でコストだけがかかってしまう可能性があります。リストの品質には注意が必要です。
※繰り返しDMを送る場合には、不着DMリスト化といったサービスを利用し精度をあげていきましょう。
著作権や個人情報に関する問題
DM発送には、著作権や個人情報保護などの法的問題が関わってきます。DMの内容や配信先が適切でない場合、法律違反になる恐れがあります。そのため、法的な観点からも慎重に対応する必要があります。
このような観点からプライバシーマークを所有している業者を選定することをお勧めます。
代行が可能なDMの種類
DM発送代行が可能なDMの種類には、以下のようなものがあります。
1. DM封書
DM封書は、封筒にDM広告を封入し、直接送付する方法です。封筒のサイズや紙質、封入物の種類などによってコストや効果が変わるため、配信する目的に合わせて選ぶことが重要です。
2. ポストカード・ハガキ
ハガキやポストカードは、DM広告を直接印刷したカードを、宛名や住所を記入して送付する方法です。デザインやカラー、素材などを変えることで、印象的な広告を作成することができます。
3. フライヤー
フライヤーは、A4サイズやA5サイズの紙にDM広告を印刷したものです。大量に印刷して配布することができ、配布先で手軽に読めるため、一般的には店舗の宣伝やイベント告知に利用されます。
4. カタログ
カタログは、商品やサービスの情報をまとめた冊子型のDMです。デザインや内容によって、商品の説明や写真などを掲載することで、読者の興味を引き付けることができます。
ただしDMで発送する場合には重さや厚みの制限がありますので、作成する際に留意しておくことをおすすめします。
5. DM付き商品
DM付き商品は、商品やサービスにDM広告を添付して販売する方法です。商品の購入者に直接DMを送付するため、購買意欲の高い顧客層にアプローチできます。
以上のように、DM発送代行業者は、さまざまなDMの種類に対応しています。企業のニーズに合わせて、最適なDMを選びましょう。
委託に必要な宛名リストの作り方
DM発送代行に利用する宛名リストは、企業が持つ顧客情報や見込み客の情報を収集し、整理して作成することが一般的です。具体的には、以下のような方法があります。
1.既存の顧客データベースを活用する
企業が既に持っている顧客情報や取引履歴をデータベース化し、利用する方法です。一定期間ごとに更新を行い、正確な情報を保持することが重要です。
2. Webサイトやメールマガジンの登録情報を活用する
Webサイトやメールマガジンの登録フォームから得られる情報を集めて、宛名リストを作成する方法です。登録情報には、氏名や住所、メールアドレス、電話番号などがあります。
3. 顧客からの問い合わせを活用する
顧客からの問い合わせや申し込み情報を集め、宛名リストを作成する方法です。この場合、顧客から許可を得ることが必要です。
4. 外部データベースの活用
外部のデータベースを利用することで、潜在的な顧客情報を取得し、宛名リストを作成することができます。ただし、データの信頼性や適切性を確認することが必要です。
以上のように、宛名リストは企業が保有するデータや外部のデータを組み合わせることで作成されます。ただし、プライバシーに関する法律や規制に遵守し、個人情報の取り扱いには十分注意する必要があります。
DM発送代行業者を選ぶポイント
最後に、DM発送代行業者を選ぶ際には、以下のポイントに注意することが重要です。
1. 安定した品質と信頼性
DMは、顧客とのコミュニケーションに重要な役割を担っています。そのため、DM発送代行業者は、高品質で信頼性の高いサービスを提供することが求められます。過去の実績や顧客満足度などを確認し、安定した品質と信頼性がある業者を選びましょう。
例）ダイレクトメール発送ONLINEのお客様アンケートはこちら
2. 提供サービス内容
DM発送代行業者によって提供されるサービス内容は異なります。例えば、印刷や封入、宛名印刷などの基本的なサービスだけを提供する業者もあれば、デザインや文面の作成、DMの効果測定など、より幅広いサービスを提供する業者もあります。企業のニーズに合わせて、必要なサービスを提供している業者を選びましょう。
3. 料金体系
DM発送代行業者の料金体系は様々です。単価や数量によって変動する場合があるため、料金体系を比較し、コストパフォーマンスの高い業者を選びましょう。また、オプションサービスの有無や料金にも注意しましょう。
DM発送代行サービスの料金は、業者によって異なります。以下に一例を挙げると、封書タイプのDMで1通あたり30円から50円程度、ポストカードタイプで1通あたり40円から60円程度、フライヤータイプで1枚あたり3円から5円程度、カタログタイプで1冊あたり500円から1000円程度が相場とされています。また、発送数や発送便種、DMの種類やデザインなどによっても、料金が変動します。
ただし、料金だけで選ぶのではなく、サービス内容や実績、顧客の評価などを考慮して業者を選ぶことが大切です。また、複数の業者に見積もりを依頼し、料金やサービス内容を比較することもおすすめです。
まずはオンライン自動見積りでどのくらい費用がかかるか確認してみましょう。
4. 顧客情報の管理方法
企業の顧客情報は重要な情報です。DM発送代行業者が顧客情報を適切に管理しているかどうかを確認しましょう。個人情報の取り扱いに関する法律やガイドラインに適合している業者を選ぶことが大切です。
DM発送代行サービスでは、配信するDMの住所や氏名、購買履歴など、お客様の個人情報を扱うことがあります。そのため、個人情報保護は非常に重要です。
まず、お客様の個人情報は、厳重に管理される必要があります。業者は、個人情報保護法や関連する法令に基づいて、お客様の個人情報を適切に取り扱う義務を負っています。具体的には、業者内での個人情報の管理体制の整備や、お客様からの個人情報の収集や利用について、明確なポリシーを策定しています。
また、お客様の個人情報が漏洩した場合は、業者にとっても大きな損害になる可能性があります。漏洩が発覚した場合は、お客様に対する説明責任や損害賠償責任を負うことになります。そのため、業者は、セキュリティ対策を強化し、個人情報の漏洩を防止するための取り組みを行っています。
さらに、お客様からの信頼を得るためにも、個人情報保護は重要です。お客様が個人情報を安心して提供できる環境を整備することで、業者はお客様からの信頼を得ることができます。その結果、リピート率の向上や口コミでの拡散など、業績の向上にもつながります。
ダイレクトメール発送ONLINEの情報セキュリティへの取り組み
5. カスタマーサポート体制
DM発送代行業者によっては、カスタマーサポート体制が異なります。トラブルが発生した場合や疑問点があった場合に、迅速に対応してくれるカスタマーサポート体制が整っている業者を選ぶことが大切です。
以上のポイントを考慮し、自社に最適なDM発送代行業者を選びましょう。
これらのポイントに加え、企業自身のニーズや目的に合った代行業者を選ぶことが重要です。代行業者を選ぶ際には、複数の業者を比較し、自社に最適な代行業者を選ぶことが望ましいです。
DM発送代行まとめの解説
いかがだったでしょうか？DM発送代行を利用することで、企業はコスト削減やターゲティングの効率化、顧客ロイヤルティの向上、効率的なキャンペーン管理など、多くのメリットを得ることができます。また、業務の効率化やデータ分析など、ビジネス戦略に貢献することも可能です。企業は代行業者を上手に活用し、販促活動の効果を最大化することが望まれます。
ただし、DM発送代行を利用する際には、注意点もあります。例えば、代行業者によっては自社のニーズに合わなかったり、費用が余計にかかってしまったりする可能性があります。代行業者のサービス内容や価格設定などについても、細かく確認するようにしましょう。
さらに、DM発送代行業者を利用することで、企業は費用や時間の節約ができますが、代行業者に完全に業務を任せてしまうと、企業自身が顧客とのコミュニケーションを失ってしまう可能性があります。そのため、代行業者とのコミュニケーションや打ち合わせを定期的に行い、企業自身が意思決定や管理を行うことが重要です。
この記事が、DM発送代行をお考えの方に少しでもお役に立てば幸いです。
なにかわからない点や、ご質問などあればお気軽にご相談ください。
