2024.03.28
正しい宛名リストの収集方法とDMを送るときの注意点

プライバシーに関するアンケートで、「個人情報の提供に慎重」と７割の人が答えています。個人情報を守る意識が高まっており、個人の宛名リストを集めたり、個人向けにDMを送ったりするときは、個人情報保護法を守り、不信感を与えないように気を付けることが大切です。
そこで今回は、個人の宛名リストの収集やその情報でDMを送るときに法令違反しないための注意点などを紹介します。

個人情報保護法の基本的な内容は、記事『ダイレクトメール（ＤＭ）発送で個人情報を扱うときに注意すべきこと』にまとめていますのでぜひお読みください。

個人情報やプライバシーへの消費者の考えは？

個人情報の提供やプライバシー保護について、一般の方はどのように考えているのでしょう。一般社団法人日本情報経済社会推進協会が消費者に行った、プライバシーに関するアンケート調査（2022年3月）では、次のような結果が出ています。

・プライバシー保護に高い関心がある　…　73.6％
・個人情報の提供に関して慎重　　…　70.4％
・類似商品を選ぶ際に企業のプライバシーへの取り組みを考慮する　…　88.5％
　
「類似商品選択の際に企業のプライバシーへの取り組みを考慮するか」という設問には、29才以下では「非常に考慮する」という回答率が高く、若い層はプライバシーに対して敏感であることがわかります。

◎参考「プライバシーガバナンスに関する調査結果（pdf）」

個人の宛名リストの収集で守るべきルールとは

個人の宛名リストを集める方法として、プレゼント応募、アンケート回答、資料請求、会員制サービスの登録、特典の申し込み、イベントへの参加申し込みなどがあります。
個人の宛名リストを集めるときは、個人情報保護法に違反しないよう次のことを必ず行いましょう。

・利用目的をはっきりさせ、同意を得ておく

個人情報を使う場合、その利用目的を特定し、あらかじめ知らせて、同意を得ておく必要があります。ＤＭ発送の可能性があるときは、そのことを伝え、ＤＭの要・不要の確認をしておきます。例えば、「当社が扱うサービス・商品に関する情報をお知らせするために利用することがあります」などの文章を記載し、この内容に確認のチェックを入れてもらいます。
取得した個人情報を、同意された利用目的以外で使うことはできません。違う目的で利用するときは、あらかじめ同意を得る必要があります。
本人の許可を得ることなく、勝手にＤＭを送ることは違法ですから気を付けましょう。

・ＤＭ発送を止める手続きができること

「もうＤＭを送らないでほしい」と連絡できることも大事です。ＤＭ発送停止手続きの仕組みをつくり、連絡先を案内しておきます。

◎参考　『「個人情報保護法」をわかりやすく解説　個人情報の取扱いルールとは？』

個人リストは購入できる？

個人リストの購入自体は違法ではありません。しかし、購入した個人リストを使って、本人の同意なく勝手にDMを送ることは、個人情報保護法に違反します。
万一、購入した個人リストの情報が不正なルートで取得されていた場合、その情報を使ってDM送付すれば事件に巻き込まれることもあり、信用失墜になりかねません。

ＤＭを受け取ったお客様が「なぜ、この会社からＤＭが届くのか」と不審に感じれば、成果が期待できないばかりか、DMを送った会社の信頼も揺らぎます。せっかくのＤＭが逆効果にならないよう、個人リストを購入しないようにしましょう。

一方、法人リストは購入可能です。企業の情報は、ホームページなどで連絡先、業種、規模等が公開されていますから、同意を得ることなく情報を使うことができます。企業の情報を業種別・目的別などで抽出した法人リストも販売されており、便利に活用することができます。
◎参考「企業リスト提供サービス」

個人の宛名リストがないとき、ＤＭを発送する方法

開店時のPRや新規開拓などを目的としてDＭを発送する場合、個人の宛名リストが少ないこともあるでしょう。
そのようなときは、日本郵便の「タウンメール（配達地域指定郵便）」や「タウンプラス」の利用をおすすめします。
指定した地域の全戸に郵便物を届けるサービスで、宛名の代わりに「地域にお住まいのみなさまへ」などと記載しますから、宛名リストは不要です。

＜タウンメール（配達地域指定郵便物）、タウンプラスとは＞

・指定した地域の全戸に郵便物を届ける、日本郵便のサービス
・配達したい地域を指定するだけでOK。顧客リストは不要
・新規顧客開拓やエリアを絞ったアプローチにも便利
・郵便局員が配達し安心感がある

タウンメールとタウンプラスの違いなど、詳細は記事『送付先リストでDM効果アップ。リストの集め方と、リストがないときの対処法』にまとめていますので、気になる方はお読みください。　

いかがでしたか。今回は、個人の宛名リストの収集やその情報でDMを送るときに法令違反しないための注意点などを紹介しました。法令遵守は大前提ですが、DMを受け取ったお客様に不安・不満を抱かせない配慮も大事ですね。

ダイレクトメール発送ONLINEでは、DMのデザインから印刷、発送まですべて対応しています。個人情報を扱うため、安心して任せていただけるようセキュリティ対策に積極的に取り組んでいます。個人情報保護マネジメントシステムに基づいて、厳重な情報管理を行っており、プライバシーマークも取得していますので、個人情報漏洩などの心配もありません。
◎参考「セキュリティ・品質管理体制」