2023.10.20
案内に顧客の名前を差し込むには？ Word「差し込み文書」解説
皆様はお客様ごとに違う内容でDMの封入物を作りたいとき、どのように作成していますか？
大元になる文章を作成して、氏名と変えたい部分を一人ずつ手入力やコピペでしょうか？
10件程度ならそれも良いですが、これが50,100,1000と増えたときはWordの「差し込み文書」機能をオススメします。
本記事では「差し込み文書機能」の使い方について解説します。
差し込み印刷の手順
今回は顧客名及び顧客ごとに違うクーポンコードを差し込んだクーポンカードを作成してみます。
1.差し込む為のExcel形式のリストを用意する
差し込む「顧客名」と「クーポンコード」を含んだリストを用意します。
リストは住所録の流用で問題ないですが、差し込みに使わない項目やそもそも送らない顧客を含む場合は、間違った差し込みをしないように出来る限り削除しておくことをおすすめします。
今回は以下の形で用意しました。※氏名は架空のものです。
2.Wordの文書を作成する
差し込むための文章を用意しましょう。
今回は下記のように作成しました。（Wordのテンプレートを使用しています）
上部の〇〇様に顧客名、クーポンコードの下に〇〇〇〇にクーポンコードを入れます。
3.Wordで差し込みリストを読み込む
文書データを開いて、上部メニューから「差し込み文書」をクリックします。
宛先の選択＞既存のリストを使用＞1で作成したリストを開きます
「テーブルの選択」というウインドウが出るので、使用するシートを選び、1行目が項目行の場合は、「先頭行をタイトルとして使用」にチェックを入れます。
これでデータが読み込まれます。
4.文書内に差し込みをする
差し込みたい箇所にカーソルを合わせ、上部のメニューから「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。リストの項目行が出るので差し込みたい項目をクリック。
≪項目名≫という表示が入ります。
※〇〇という文字は予め消しています。
続いてクーポンコードも差し込んでみましょう。
先程と同じように、クーポンコードの箇所にカーソルを合わせてから、差し込みフィールドの挿入＞クーポンコードを選びます。
クーポンコードのフィールドが差し込まれました。
5.プレビューで確認する
項目名じゃ本当に出来ているかわかりません。差し込み文書機能はプレビューも出来ます。
一度プレビューを見てみましょう。
上部メニューの「結果のプレビュー」をクリックしてみてください。
先程<<項目名>>だった箇所がリストに入力した内容になっていると思います。
上部メニューの|◁ ◁[ 1 ]▷ ▷|の矢印をクリックすると、リストの2行目、3行目と次のデータを見ることができます。
6.印刷（ファイル保存）する
プレビューで問題なければ、印刷やファイルを保存しましょう。
まず上部メニューから「完了と差し込み」＞「個々のドキュメントの編集」を選びます。
「新規文書への差し込み」画面が出ます。今回はリスト全てを出力したいので、「すべて」を選んでOKをクリックします。
20ページのWord文書が生成されました。
このあとはそのまま印刷したりPDFとしてエクスポートする等、必要な作業を行います。
「文書の印刷」を使わない理由は？
差し込みフィールドを挿入しただけのデータだと、リストファイルが移動・削除された場合にデータが読み込めなくなります。そのため「個々のドキュメントの編集」を使って出力し、リストファイルの影響を受けないようにしています。またPDFファイルにしたい場合も「個々のドキュメントの編集」で出力してからエクスポートする必要があります。
移動・削除することがない等、その時の状況によって「個々のドキュメントの編集」と「文書の印刷」を使い分けてみて下さい。
さいごに
「差し込み文書」機能を活用することで、顧客ごとに違う内容の文書をを効率的に作成することができます。ぜひこの便利な機能を利用して、効果的なDMを実現しましょう。
この記事がお役に立てれば幸いです。
ご質問等ございましたら、是非弊社へお気軽にお問合せください。
