2024.02.27
DM発送代行の依頼前に知っておきたい、後悔しないためのトラブル回避策
DM発送には企画・制作だけでなく、宛名データ整理や封入・封緘、宛名ラベル貼りなど多くの作業があり、かなりの時間と労力が必要です。ＤＭ発送代行会社に依頼すると、様々な作業が効率よく進んだり、割安な送料を助言してもらえたりなど多くのメリットがある反面、依頼して後悔する事態が起こることも……。そのような残念なことにならないために、起こり得るトラブルを紹介し、その対策について取り上げます。
DM発送代行で、よくあるトラブルと対策
●思っていた価格より、かなり高額になった！
DM発送代行会社によって料金体系は異なります。基本料金が安価に思えても、様々な作業がオプションであれば追加料金が発生し、最終的に割高になります。逆に、安価ではなくても、必要な作業が含まれ、コスパよくDM発送できたということもあります。
［対策］
基本料金に含まれる内容とオプションをしっかり確認します。また、見積書の各項目をチェックし、不明な点は必ず質問しましょう。
●ミスしたままＤＭが発送された！
ＤＭ発送で大事なことは、ミスのないDMを届けることです。誤字脱字に気を付けることはもちろん、名前の間違いは失礼ですし、印字ミスの住所で違うお客様に届けば、個人情報流出となりかねません。
［対策］
チェック作業の有料・無料、どこまでチェックしてもらえるかなど、問い合わせやホームページで確認します。チェック業務のサポートがあると、社内の負担がかなり軽減されるでしょう。
●ゆうメールで、信書判定に引っかかった！
ゆうメールは信書を送ることができません。そのため、発送前に差出郵便局で、信書の審査を受けます。もし信書と判定されたら、該当する文言を修正したり、普通郵便に切り替えたりする対応をしなければならず、発送までの期間が延びます。
［対策］
ゆうメールを利用するなら、信書確認を行ってくれる業者に依頼すると安心です。なお、DMの印刷後では内容の変更はできませんから、印刷前にデザインデータで確認してもらう必要があります。
●DMハガキが定形外となり、送料がアップした！
定形ハガキは送料の安さが魅力です。しかし、サイズや重さ、形状などの規定があり、守れないと定形外となって送料がアップします。
［対策］
定形ハガキのルールを守っているか、デザインデータをチェックしてくれる業者を選びます。規格外になる場合、どこを変更すれば定形で送れるのか、アドバイスももらえるでしょう。
◎参考記事『DMハガキ作成で知っておきたい、定形郵便のルールと郵便割引について』
DM発送代行、まさかのトラブル
●DMの一部しか発送されていなかった！
依頼したDMがすべて発送されることは当たり前なのですが、残念なことに、一部しか発送されなかったというトラブルがゼロではありません。安い料金だからと依頼しても、すべて発送されなければ、DMの成果に関わります。
［対策］
出荷伝票を見れば、出荷件数と出荷日がわかり、すべてのDMが発送されたことが確認できます。発送後の報告として、出荷伝票を送ってくれる会社を選びましょう。
●個人情報が流出した！
DM発送代行会社には、個人情報である宛名リストを渡します。管理がずさんな会社だと、宛名リストが他社のDMで使われるなど不正利用も考えられます。個人情報が流出すれば信用問題になります。
［対策］
事業者の個人情報保護の体制が適切であることを示す「プライバシーマーク」を取得している会社を選ぶようにしましょう。
◎参考記事『ダイレクトメール（DM）発送で個人情報を扱うときに注意すべきこと』
トラブル対策は万全。安心してＤＭ発送代行の依頼を
DM発送代行に関する様々なトラブルと対策をお伝えしましたが、一番のトラブル回避策は、信頼できる業者に依頼することです。迅速・柔軟に対応してくれる業者に任せると、効率よくDM発送作業が進み、余計な不安を抱えずにすみます。
ダイレクトメール発送ONLINEは、DMのデザインから印刷・発送まで対応しています。効率よく円滑にDM発送を進めるために、様々なトラブルを想定して回避策を行っています。
＜ダイレクトメール発送ONLINEのトラブル回避策＞
・ミスを防ぐチェック体制
正確さを大事に、経験豊富なスタッフによる何重ものチェック体制を設け、ミスのないDM発送を実現しています。
印刷・発送代行などプラン料金には、宛名やデザインデータなどのチェック作業が含まれています。
・複雑な作業はすべて人の手で
きれいなDM発送を目指しており、機械ではできない、繊細で複雑な作業はすべて人の手で行います。
・信書確認や郵便割引の助言
ゆうメールの信書判定に関しては、デザインデータでチェックした後、郵便局に確認をとります。定形はがきや広告郵便物などのルールも熟知していますので、安心してお任せください。
◎参考記事『ゆうメール便で「信書」と判定される条件とは？』
・効率よくスピーディな発送作業
約300名のスタッフを確保し、ミスや遅れのない作業体制を整えています。「秘密保持契約書」、「業務委託契約書」をご希望の場合はすみやかに発行いたします。
・厳重な情報管理で安心のセキュリティ
個人情報保護マネジメントシステムで厳重な情報管理を実施しています。プライバシーマークの取得、ネットワークを包括的に保護する管理、お客様専用入稿フォームなど、セキュリティ対策に積極的に取り組んでいますので個人情報漏洩の心配はありません。
発送後の宛名データは、問い合わせ対応で2週間保管した後すべて消去します。
・DM発送のご報告
発送後の報告として、出荷票にて件数と出荷日をメールでお知らせします。戻り分はすべて返送します。
◎参考 「セキュリティ・品質管理体制」
スケジュール管理や各工程での厳しいチェックなど様々な作業をサポートいたしますので、忙しい方や初めてＤＭを送られる方も安心です。
DM発送のお問い合わせはもちろん、DMに関して気になることなども気軽にご相談ください。
